Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử không thể tránh khỏi tình trạng có sai sót viết sai địa chỉ, mã số thuế, sai đơn giá, số lượng, thành tiền, xuất sai ngày… Vậy, trong những tình huống như vậy, kế toán các doanh nghiệp cần làm gì để giải quyết các lỗi sai trên? Trong bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai cụ thể trong từng trường hợp.
Trường hợp hóa đơn điện tử viết sai nhưng chưa gửi cho người mua
Đối với trường hợp hóa đơn điện tử viết sai nhưng chưa gửi cho người mua, thì người bán cần xử lý sai sót như sau:
Bước 1: Người bán tiến hành thông báo cho cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót theo mẫu số 04 Phụ lục ban hành kèm Nghị định 119/2018/NĐ-CP.
Bước 2: Người bán tiến hành lập hóa đơn điện tử mới, ký số, ký điện tử gửi đến cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua.
Trường hợp hóa đơn điện tử lập sai nhưng đã gửi cho người mua
Khác với trường hợp trên, trường hợp này người bán đã gửi cho người mua rồi mới phát hiện ra sai sót. Trong trường hợp này, sẽ chia làm nhiều sự cố sai sót khác nhau và cách giải quyết khác nhau, cụ thể:
Trong trường hợp sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không bị sai về mã số thuế và các nội dung khác cũng không sai sót thì: người bán thông báo với người mua về việc hóa đơn điện tử có sai sót. Sau đó người bán thông báo với cơ quan thuế theo mẫu số 04 và không phải lập lại hóa đơn.
Trong trường hợp sai sót về mã số thuế, số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng chất lượng, quy cách, thì: Người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót. Sau đó, người bán thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn điện tử đã lập có sai sót theo mẫu số 04. Tiếp đó, người bán lập hóa đơn điện tử mới để thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót. Cuối cùng là người bán gửi cho cơ quan thuế để cấp mã cho hóa đơn điện tử mới.
Trường hợp cơ quan thuế phát hiện ra hóa đơn điện tử được cấp mã có sai sót
Thông báo cho người bán theo mẫu số 05 được ban hành kèm theo nghị định 119 để người bán tiến hành kiểm tra sai sót. Trong thời gian 2 ngày kể từ ngày nhận được thông báo của cơ quan thuế, người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo mẫu số 04 về việc hủy hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và lập hóa đơn điện tử mới, ký số, ký điện tử gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập để gửi cho người mua.
