Ngày nay, hóa đơn điện tử được xem là một xu thế tất yếu của doanh nghiệp trong thời đại công nghệ số. Mọi hoạt động của doanh nghiệp đều gắn liền với các giao dịch điện tử, trong đó có hóa đơn điện tử. Ngoài thắc mắc về mẫu phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ khi chuyển sang áp dụng hóa đơn điện tử có thay đổi không thì doanh nghiệp còn đưa ra vấn đề đó là sử dụng hóa đơn điện tử có an toàn không? Làm thế nào để đảm bảo dữ liệu doanh nghiệp được bảo mật tốt? Cùng tìm lời giải đáp và các thông tin cần thiết trong bài viết sau nhé.
1. Vì sao doanh nghiệp cần chú trọng vào vấn đề an toàn của hóa đơn điện tử?
1.1. Rủi ro “mất” hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử được biết đến là khá an toàn, được đảm bảo lưu trữ dữ liệu. Tuy nhiên vẫn có những rủi ro tiềm ẩn trong quá trình nhận, gửi, lưu trữ,… do các tác nhân từ bên ngoài hoặc từ chính đối thủ cạnh tranh của doanh nghiệp.
Hóa đơn điện tử vẫn có nguy cơ bị mất do hệ thống bị tấn công, hacker xâm nhập,…hay một nguyên nhân khác có thể do các nhà cung cấp dịch hóa đơn điện tử chưa đủ kinh nghiệm để phản ứng khi vấn đề xảy ra hoặc không xử lý kịp khi đối mặt với các thảm họa bị tấn công, hư hỏng phần cứng, không khôi phục được dữ liệu cho khách hàng.
1.2. Tâm lý chủ quan từ người dùng
Vì tâm lý chủ quan, đã có rất nhiều vấn đề xảy ra liên quan đến việc mất mát, thất lạc hóa đơn điện tử. Nhiều kế toán lưu trữ thông tin, hóa đơn trên email và cho rằng nó an toàn.
Tuy nhiên, rủi ro vẫn luôn tiềm ẩn. Việc sử dụng hóa đơn điện tử và lưu trữ hóa đơn trên hệ thống email không hoàn toàn đảm bảo thông tin sẽ được an toàn (đặc biệt là những hệ thống email giá rẻ, miễn phí,..): Nguy cơ mất tài khoản, hacker tấn công,…
Việc tìm kiếm hóa đơn điện tử trên hệ thống mail cũng sẽ khiến kế toán mất khá nhiều thời gian và công sức vì khả năng thất lạc hóa đơn trên email khá cao.
1.3. Quy trình gửi, nhận hóa đơn điện tử bị tấn công?
Trong quá trình sử dụng, nhận, gửi hóa đơn điện tử, doanh nghiệp có thể gặp rủi ro bị tấn công đánh cắp dữ liệu.
Bên đối thủ, kẻ xấu có thể tấn công hệ thống, lấy trộm hóa đơn điện tử gây thất thoát dữ liệu, thông tin của doanh nghiệp. Do đó, doanh nghiệp cần dùng dịch vụ hóa đơn điện tử của đơn vị uy tín để đảm bảo việc sử dụng hóa đơn điện tử an toàn.
2. Doanh nghiệp nên lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử đảm bảo các tiêu chí an toàn
Có hệ thống lưu trữ và backup bảo đảm: Dữ liệu hóa đơn điện tử nên được lưu trữ trên nền tảng điện toán đám mây hiện đại đồng thời được sao lưu thường xuyên để hạn chế rủi ro mất toàn bộ dữ liệu.
Mã hóa thông tin: Việc mã hóa thông tin hóa đơn để đảm bảo tính an toàn cho thông tin trên hóa đơn như thông tin khách hàng, sản phẩm, mã số thuế,… Mã hóa thông tin giúp tăng thêm một lớp bảo mật cho dữ liệu, hạn chế rủi ro và thiệt hại khi những thông tin mật nếu vô tình bị lộ ra ngoài cũng sẽ khó có thể giải mã được.
Một số nguyên tắc khấu trừ thuế GTGT đầu vào
DN lúng túng trong việc tiếp cận gói hỗ trợ gia hạn kê khai nộp thuế
Bảo mật 2 lớp với việc xác thực từ chủ doanh nghiệp: Bảo mật 2 lớp giúp hạn chế tình trạng “Xuất hóa đơn khống” đồng thời nâng cao trách nhiệm của chủ doanh nghiệp trong việc quản lý quy trình xuất nhập hóa đơn. Bước bảo mật này sẽ giúp bảo vệ hệ thống của doanh nghiệp trước nguy cơ bị tin tặc tấn công và đánh cắp quyền truy cập.
Làm sao có thể chắc chắn được bảo mật như vậy? Mã số này được thay đổi tự động và thường xuyên (30 giây một lần) nên mức độ an toàn gần như tuyệt đối.
